DÜZYAZI TÜRLERİ
Mektup
Ayrı mekânlarda yaşayan, farklı nedenlerle iletişim kurmak isteyen insanların birbirilerine samimî, sıcak ve konuşma üslûbuyla yazdıkları, mesaj iletme amacı taşıyan metinlere mektup denir. Mektuplarda yazarın kişiliğinin, duygu ve düşüncelerinin içten bir şekilde yansımasını görürüz. Dil ve üslûp genelikle yalındır.
Mektupta uyulması gerekenler:
Tarih: Kâğıdın sağ üst köşesine, hitapla aynı sıraya yazılır. Tarihten önce mektubun yazıldığı yer yazılır.
Hitap: Hitap mektubun başlığıdır. Hitap bir iki sözcükten uzun olmamalı, aradaki sevgi, saygı, içtenlik derecesi bu bir iki sözcükte toplanmış olmalıdır. Hitaptan sonra virgül (,) işareti koymayı unutmamak gerekir.
Giriş: Mektubun yazılış nedeni bu bölümde belirtilir. Giriş birkaç cümleliktir. Gelişme: Mektubun söyleşi bölümüdür. Verilecek haberler, sorulacak sorular bu bölümde yer alır.
Sonuç: Bu bölümde mektup yazılan kimsenin ve tanıyorsak o ailedekilerin durumu, sağlığı sorulur. Kendi durumumuzdan haber veriler. İyi dileklerle mektup bitirilir. Mektubun sağ alt köşesine ad, soyad yazılıp imzalanır. Kâğıt özenle katlanıp zarfa konularak zarf kapatılır.
İyi bir mektup yazmanın kuralları:
. İşe kâğıt, kalem ve zarf seçimiyle başlanılmalıdır. Kullanacağımız kalem tükenmez ya da dolmakalem olmalıdır. Kâğıdımız ve zarfımız temiz olmalıdır.
. Kullandığımız hitap, göndereceğimiz kişiye uygun olmalı. Hitap içten olmalı, bir iki sözcükten fazla olmamalı, mektubu yazış nedenimiz açık, seçik belirtilmeli. Mektup iyi dileklerle bitirilmelidir.
. İki kişi arasındaki haberleşme nedeni ne olursa olsun, ne samimiyeti ne de öfkeyi terbiyesizliğe vardırmamalıdır. Zaten bu gibi durumlarda eğer karşı taraf davacı olursa, mektup aleyhte delil olarak kullanılır.
. Mektupta anlatım kişiseldir ama niteliksiz değildir.
. Bu kurallara bütün yazılı anlatımlarda uygulanacak genel kuralları ekleyiniz.
Edebi Mektuplar
Edebi mektuplar, özellik olarak, bir bakıma özel mektuptur. Edebiyatçıların birbirlerine ya da yakınlarına yazdığı mektuplar anlatımları sanat yüklü olduğu için zamanla araştırmacılar tarafından yayınlanır. Böyle mektuplara edebi mektup denir.
Resmi Mektup
Devlet kurumlarının kendi aralarında ya da özel, tüzel kişi ve kuruluşlar ile yaptıkları yazışmalara resmi mektup denir. Devlet kurumlarının mektuplarında kurum başlığı, konu, sayı bulunur. Çünkü resmi mektuplara, resmi dairede kayıt numarası verilir.
Resmi mektuplarda da mektup plânı uygulanır; anlatımı ciddi olmak zorundadır. Konu dışındaki ayrıntılara girilmez.
. Başlık: Resmi kurumlarda ya da tüzel kuruluşlarda yazılan mektuplar başlıklı kâğıtlara yazılır. Başlık, kâğıdın üstünden iki santim aşağıda ve satırın tam ortasında bulunur. Mektup, kişiden resmi ya da tüzel kuruma yazılıyorsa düz, temiz beyaz bir kâğıda yazılır.
. Konu: Başlıktan iki satır aşağıda, sol tarafta yer alır. Mektubun niçin yazıldığı konudan belli olur. Kişiden resmi ya da tüzel kuruma yazılanlarda bu bölüm bulunmaz. Ancak kişi daha önceki bir resmi yazıyı cevaplıyorsa ilgi açılabilir. İlgide kurumdan gelen mektuptaki konu ve sayı belirtilir. “İlgi: …….konu ve …….. sayılı yazınıza.” diye yazılır.
. Sayı: Mektuba resmi dairede verilen kayıt numarasıdır. Tek birimli kurumlarda sayı iki bölümden oluşur; birinci bölümdeki rakamlar desimal dosya (yazıların saklandığı dosya) numarasıdır, ikinci bölümdeki rakamlar o yılki kayıt numarasıdır. Bu numara kurumun gelen-giden evrak defterine kaydedilen sıra numarasıdır. Bu numara her takvim yılının başında birden başlar. Birden fazla birimli kurumlarda desimal dosya numarasının önünde harfli kod numarası vardır:
Söz gelimi; resmi mektuptaki 243/109 sayısında 243 desimal dosya numarası, 109 gelen-giden evrak kayıt numarasıdır. Bünyesinde birden fazla birim olan üniversiteler, bakanlıklar…. gibi kurumlarda sayı kısmındaki numaralama farklıdır.
Örnek: B.30.2.ANA.0.76.03.00230/991 sayısında “B.30.2.ANA.0.76.03.00” birim kod numarası, “230” desimal dosya numarası, “991” gelen ya da giden evrak kayıt numarasıdır. Kişinin yazdığı resmi mektupta bu sayılar bulunmaz.
. Tarih: Kâğıdın üst sağ köşesine, konu ile aynı sıraya yazılır. Kişinin yazdığı resmi mektupta tarih, hitaptan iki satır yukarıya ya da mektubun son cümlesinin noktasından sonra yazılabilir.
. Hitap: Resmi kurumlarda ya da tüzel kuruluşlarda yazılan mektuplar bir kuruma yazılıyorsa kurum adı ve kurumun bulunduğu yer; eğer kişiye yazılıyorsa kişi adı -varsa unvanıyla birlikte- hitap olarak kullanılır. Hitaptan sonra virgül (,) işareti konur. Kişinin yazdığı resmi mektupta hitap, resmi ya da tüzel kurum adının tamamıdır. Hitap satırın tam ortasına yazılır.
. Giriş: Mektubun yazılış nedeni olan konu ya da sorun bu bölümde belirtilir. Kısa bir paragraftır.
. Gelişme: Konu hakkındaki kurum kararı ya da kişi görüşü belirtilir. Gelen bir resmi yazıya karşılık ise kişiden istenilen bilgiler verilir.
. Sonuç: Resmi mektubu gönderen makamın durumuna göre; üst makamdan alt makama gidiyorsa “rica ederim.” ile, alt makamdan üst makama gidiyorsa ya da kişi gönderiyorsa hep “arz ederim ya da dilerim” ile biter. Sağ alt köşede kişinin ya da makam sahibinin imzası, ünvanı ve adı bulunur.
Eğer yazıya belge eklenecekse sol alt köşeye “Eki” ya da “Ekleri” yazılarak maddelerle belgeler tek tek yazılır. Zarf üstünün düzgün, okunaklı yazılması gerekir. Resmi zarfın sol üst köşesine kurum kaşesi basılır. Kaşe yazısının altına sayı yazılır. Zarfın sağ alt köşesine alıcının adresi yazılır.
Dilekçe
Dilekçe, birçok kişinin yazdığı bir resmi mektup türüdür. Kişilerin dileklerini devlet kurumlarına ya da tüzel kurumlara bildirmek, bir isteği cevaplandırmak, bilgi vermek amacıyla yazılan resmi mektuptur. Kişiden kuruma giden resmi mektubun taşıdığı bütün özellikleri taşır. Gönderen, adresini yazmayı unutmamalıdır.
İş Mektupları
Özel kuruluşla kamu kuruluşlarının aralarında, hizmet verdikleri kişi ve kuruluşlar arasındaki iletişimi sağlayan mektuplara iş yazışmaları denir. Bir iş mektubunda gerekli bütün bilgiler bulunsa bile bu bilgiler belli bir sırayla, belli bir düzen içinde yazılmadıysa algılanması güçleşir. İş mektuplarında amaç içeriği kolayca anlamak ve işi hızlandırmak olduğu için bu tür mektup yazmada da biçimsel ve işlevsel kimi kalıplara uymak gerekir: Bunları şöyle sıralayabiliriz:
. Mektubu gönderen kuruluşun adı, adresi, telefon, belgegeçer ve teleks numaraları, Ticarette kayıtlı marka adı, simgesi mektup kâğıdının başlığında yer alır.
. Tarih için belli bir yer ayrılarak “Tarih: …./…/……..” yazılır.
. Hitap, mektup gönderilen kişinin adına ya da kuruluş adına yazılır. Her iki yazımda da kuruluş adı, adresi yazılır.
. “Özü:” Maddesinde mektubun çok kısa bir maddesi verilir. Bu da yazıyı masa masa dolaşmaktan kurtarır, işleri çabuklaştırır.
. Ciddi bir anlatım kullanılır ve sözü uzatmadan selâm ve iyi dilekler iletilir.
. Mektuptan sorumlu kişi meslek unvanını da yazarak imzalar.
. Yazılan mektup gelen bir mektuba karşılık ise, “ilgi:” açılarak bu durum belirtilir.
. Ayrıca mektubun gittiği kurum ya da kuruluşta masa masa dolaşmasını önlemek için hitaptan önce “…..’nın dikkatine!” diye belirtmekte yarar vardır.
. Eklenecek belge ya da belgeler varsa mektubun sonunda “Eki:” diye bir bölüm açılır, belge ya da belgeler numaralandırılarak yazılır.
. Paragraflar arasında ve bölümler arasında bırakılacak boşluklar gerekli bilgileri çabuk bulmayı sağlar.
. Diğer mektuplarda olduğu gibi iş mektuplarında da zarf üzerine gerekli bilgilerin yazılması gerekir. Gönderen kuruluşun, gideceği kişi ya da kuruluşun adreslerinin doğru yazılması gerekir.
