Kamu kurum ve kuruluşlarıyla kamu hizmeti ve­ren tüzel kişi niteliği kazanmış oda, sendika, baro, meslek birliği gibi çeşitli kuruluşların vatandaşlara ve tüzel kişilere gönderdikleri mektuplara resmî mek­tup denir. Resmî mektupların ne şekilde yazılacağı; biçim, içerik ve gönderilme biçimlerinin nasıl olacağı, çoğunlukla yönetmelik ve genelgelerle belirlenmiştir.

Resmî mektuplarda anlatımın samimiyetten uzak, duru, yalın ve açık olmasına özen gösterilir, mektubun yazılış amacının dışına çıkılmaz, gereksiz ayrıntılara ve mektubun ciddiyetini azaltacak süslü ifadelere yer verilmez.

Resmî mektuplar, daha çok emredici anlatım­dan yararlanılarak oluşturulan, dilin alıcıyı harekete geçirme işlevinin göndergesel işleve oranla daha belirgin biçimde kullanıldığı metinlerdir.

Resmî mektuplar, çizgisiz, beyaz kâğıtlara dak­tilo ya da bilgisayarla yazılır. Resmî kurumların ken­di içlerindeki yazışmalarını içeren resmî mektuplar, postayla ve faksla gönderilebileceği gibi İnternet’le de gönderilebilir.

DİLEKÇE

Çeşitli dilek, ihbar ve şikâyetlerin bildirilmesi ya da herhangi bir konuda bilgi talep edilmesi için resmî makamlara sunulan imzalı ve adresli mektuplara di­lekçe denir. Dilekçe, vatandaşlar tarafından yazılan bir çeşit resmî mektup olarak da değerlendirilebilir.

Dilekçede yalın, duru, anlaşılır ve ciddi bir dil kullanılır; yanlış anlamalara neden olabilecek kapalı ifadelerden kaçınılır. Aşırı saygı ve övgü bildiren söz­lerle, kişilik onurunu zedeleyebilecek ifadelerin kulla­nılması, dilekçenin ciddiyetine gölge düşürür.

Dilekçe, bir isteği dile getiriyorsa bu isteğin ya­salara uygun olması, bir şikâyeti bildiriyorsa da şi­kâyete konu olay ya da durumun kanıtlanabilir, so­mut bir niteliğinin bulunması gerekir. Dilekçenin, doğ­ru makama yazılması da son derece önemlidir. Ak­si hâlde, dilekçeyi yazan kişi, sorunlarını çözemeye-bileceği gibi geçen süre zarfında hak kaybına da uğ­rayabilir.

Vatandaşların anayasa ve yasalarla teminat al­tına alınmış haklarından biri olan dilekçe vermek; du­yarlı, sorumlu, uygar bir birey olmanın da önemli bir koşuludur. Devlete karşı ödev ve sorumluluklarını ye­rine getiren her bireyin, yasa dışı her tür durum ve olayı şikâyet konusu yapması, kendi haklarının ko­runması için devletten çeşitli taleplerde bulunması, en doğal hakkıdır. Dilekçe, demokratik toplumlarda bu hakkın kullanılmasını sağlayan en önemli araçtır.

Dilekçenin ne şekilde gönderileceğini, çoğunluk­la dilekçenin sunulacağı makam belirler. Bu bağlam­da dilekçeler, ilgili makama bizzat verilebileceği gibi posta, kargo, faks ya da İnternet’le de gönderilebilir.

Dilekçelerin biçim özelliklerini şöyle sıralayabi­liriz:

1. Dilekçe, temiz ve düzgün bir kâğıda, daktilo ya da bilgisayarla veya siyah ya da mavi mü­rekkepli bir kalemle yazılır.
2. Dilekçenin verileceği makamın adı ve yeri, kâğıda ortalanarak yazılır. Makam ve yer ad­ları iki şekilde yazılabilir:
3. Makam ve yer adını oluşturan kelimelerin tamamı büyük harfle yazılır.
4. Makam ve yer adında yer alan her keli­menin sadece ilk harfi büyük yazılır.
5. Dilekçe metni, makam ve yer adı yazıldıktan sonra, satırbaşı yapılarak yazılmaya başla­nır ve şu tür ifadelerden biriyle tamamlanır:

Gereğini (saygılarımla) arz ederim.

Durumu  bilgilerinize  (saygılarımla)  arz ederim.

Gereğini  bilgilerinize (saygılarımla) arz ederim.

Gereğinin yapılmasını bilgilerinize (say­gılarımla) arz ederim.

4. Dilekçe metni yazıldıktan sonra sağ alt köşe­ye imza atılır. İmzanın altına dilekçe sahibi­nin adı ve soyadı yazılır.
5. Dilekçenin verildiği tarih ya sağ üst köşeye ya da sağ alt köşeye (imzanın üstüne) yazı­lır.
6. Dilekçe sahibinin açık adresi, ad ve soyadın hizasının biraz aşağısına gelecek biçimde sol alt köşeye yazılır.
7. Bazı dilekçelerde ek belgeler bulunabilir. Bu durumda adresin yazıldığı bölümün altında EKLER bölümü bulunmalıdır. Ek belgele­rin numaralandırılmış olması ve içeriklerinin EKLER yazısının altında belirtilmesi gerekir.
8. Bazı dilekçeler, dilekçenin sunulacağı ma­kam tarafından matbu (basılı) evrak hâline getirilmiştir. Bu durumda dilekçe vermek is­teyen kişi, kurumdan alacağı bu dilekçede boş bırakılan yerleri doldurarak dilekçesini verir.