RESMİ MEKTUPLAR
Kamu kurum ve kuruluşlarıyla kamu hizmeti veren tüzel kişi niteliği kazanmış oda, sendika, baro, meslek birliği gibi çeşitli kuruluşların vatandaşlara ve tüzel kişilere gönderdikleri mektuplara resmî mektup denir. Resmî mektupların ne şekilde yazılacağı; biçim, içerik ve gönderilme biçimlerinin nasıl olacağı, çoğunlukla yönetmelik ve genelgelerle belirlenmiştir.
Resmî mektuplarda anlatımın samimiyetten uzak, duru, yalın ve açık olmasına özen gösterilir, mektubun yazılış amacının dışına çıkılmaz, gereksiz ayrıntılara ve mektubun ciddiyetini azaltacak süslü ifadelere yer verilmez.
Resmî mektuplar, daha çok emredici anlatımdan yararlanılarak oluşturulan, dilin alıcıyı harekete geçirme işlevinin göndergesel işleve oranla daha belirgin biçimde kullanıldığı metinlerdir.
Resmî mektuplar, çizgisiz, beyaz kâğıtlara daktilo ya da bilgisayarla yazılır. Resmî kurumların kendi içlerindeki yazışmalarını içeren resmî mektuplar, postayla ve faksla gönderilebileceği gibi İnternet’le de gönderilebilir.
DİLEKÇE
Çeşitli dilek, ihbar ve şikâyetlerin bildirilmesi ya da herhangi bir konuda bilgi talep edilmesi için resmî makamlara sunulan imzalı ve adresli mektuplara dilekçe denir. Dilekçe, vatandaşlar tarafından yazılan bir çeşit resmî mektup olarak da değerlendirilebilir.
Dilekçede yalın, duru, anlaşılır ve ciddi bir dil kullanılır; yanlış anlamalara neden olabilecek kapalı ifadelerden kaçınılır. Aşırı saygı ve övgü bildiren sözlerle, kişilik onurunu zedeleyebilecek ifadelerin kullanılması, dilekçenin ciddiyetine gölge düşürür.
Dilekçe, bir isteği dile getiriyorsa bu isteğin yasalara uygun olması, bir şikâyeti bildiriyorsa da şikâyete konu olay ya da durumun kanıtlanabilir, somut bir niteliğinin bulunması gerekir. Dilekçenin, doğru makama yazılması da son derece önemlidir. Aksi hâlde, dilekçeyi yazan kişi, sorunlarını çözemeye-bileceği gibi geçen süre zarfında hak kaybına da uğrayabilir.
Vatandaşların anayasa ve yasalarla teminat altına alınmış haklarından biri olan dilekçe vermek; duyarlı, sorumlu, uygar bir birey olmanın da önemli bir koşuludur. Devlete karşı ödev ve sorumluluklarını yerine getiren her bireyin, yasa dışı her tür durum ve olayı şikâyet konusu yapması, kendi haklarının korunması için devletten çeşitli taleplerde bulunması, en doğal hakkıdır. Dilekçe, demokratik toplumlarda bu hakkın kullanılmasını sağlayan en önemli araçtır.
Dilekçenin ne şekilde gönderileceğini, çoğunlukla dilekçenin sunulacağı makam belirler. Bu bağlamda dilekçeler, ilgili makama bizzat verilebileceği gibi posta, kargo, faks ya da İnternet’le de gönderilebilir.
Dilekçelerin biçim özelliklerini şöyle sıralayabiliriz:
- Dilekçe, temiz ve düzgün bir kâğıda, daktilo ya da bilgisayarla veya siyah ya da mavi mürekkepli bir kalemle yazılır.
- Dilekçenin verileceği makamın adı ve yeri, kâğıda ortalanarak yazılır. Makam ve yer adları iki şekilde yazılabilir:
- Makam ve yer adını oluşturan kelimelerin tamamı büyük harfle yazılır.
- Makam ve yer adında yer alan her kelimenin sadece ilk harfi büyük yazılır.
- Dilekçe metni, makam ve yer adı yazıldıktan sonra, satırbaşı yapılarak yazılmaya başlanır ve şu tür ifadelerden biriyle tamamlanır:
Gereğini (saygılarımla) arz ederim.
Durumu bilgilerinize (saygılarımla) arz ederim.
Gereğini bilgilerinize (saygılarımla) arz ederim.
Gereğinin yapılmasını bilgilerinize (saygılarımla) arz ederim.
- Dilekçe metni yazıldıktan sonra sağ alt köşeye imza atılır. İmzanın altına dilekçe sahibinin adı ve soyadı yazılır.
- Dilekçenin verildiği tarih ya sağ üst köşeye ya da sağ alt köşeye (imzanın üstüne) yazılır.
- Dilekçe sahibinin açık adresi, ad ve soyadın hizasının biraz aşağısına gelecek biçimde sol alt köşeye yazılır.
- Bazı dilekçelerde ek belgeler bulunabilir. Bu durumda adresin yazıldığı bölümün altında EKLER bölümü bulunmalıdır. Ek belgelerin numaralandırılmış olması ve içeriklerinin EKLER yazısının altında belirtilmesi gerekir.
- Bazı dilekçeler, dilekçenin sunulacağı makam tarafından matbu (basılı) evrak hâline getirilmiştir. Bu durumda dilekçe vermek isteyen kişi, kurumdan alacağı bu dilekçede boş bırakılan yerleri doldurarak dilekçesini verir.
